موسم السفر الصيفي على قدم وساق ، وربما تخطط لإعداد رسالتك الخاصة “خارج المكتب” قريبًا.
لكن في الولايات المتحدة ، التي لديها ثقافة العمل المفرط وعدم وجود قوانين وطنية تضمن إجازة مدفوعة الأجر ، يواجه الناس صعوبة في أخذ أيام الإجازة التي يحصلون عليها. يترك المواطن الأمريكي العادي 9 أيام إجازة على الطاولة كل عام ، وعندما يأخذون إجازة ، تقول الغالبية إنهم غير قادرين على التوقف عن العمل.
يعد إغراء التحقق من رسائل العمل أثناء الإجازة أمرًا صعبًا بالنسبة إلى لين فيندينس ، 28 عامًا ، التي تعيش في أوسلو ، النرويج ، وتعمل كمديرة لوسائل التواصل الاجتماعي. مثل العديد من العمال الأوروبيين ، يحق لها الحصول على إجازة مدفوعة الأجر سخية بموجب القانون.
تضمن شركتها 25 يوم إجازة مدفوعة الأجر في السنة ، وهي مطالبة بأخذ ثلاثة أسابيع إجازة خلال الصيف بين يونيو وأغسطس. لقد أقلعت ذات مرة لمدة أربعة أسابيع للسفر في جميع أنحاء أوروبا.
إنها تعترف أنه “من الصعب حقًا” عدم التحقق من البريد الإلكتروني عندما تكون خارج الساعة ، والعودة من أسابيع قليلة “دائمًا ما يكون أمرًا مربكًا”.
فيما يلي أهم أربع نصائح لها حول كيفية استعدادها لتصبح OOO.
1. اسأل عملائك عما يحتاجونه منك
تمامًا كما تخبر مديرك وفريقك بموعد غيابك ، تقول Vindenes إنه من المعتاد أن ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى الأشخاص الذين تعمل معهم عن كثب عن خطط عطلتها. بدأت هذه العملية قبل شهر من إجازتها المقررة.
تقول: “عادةً ما أبدأ بإخبار عملائي بأنني سأأخذ إجازة ، وأسألهم عما إذا كان لديهم أي مشاريع قادمة أحتاج إلى معرفتها”.
من المفيد لها أن تعرف أولويات عملائها ، ثم تكتشف ما يمكنها إكماله قبل خروجها ، وما الذي يمكن أن يفعله الزملاء الآخرون أثناء تواجدها بعيدًا ، وما الذي يمكن أن ينتظر حتى تعود.
2. إعداد خطة تغطية زميل العمل
تقول Vindenes إن الشيء الذي يجعلها أكثر راحة قبل الإجازة هو معرفة أن “الشركة وزملائي يساندونني”.
لديها هي وفريقها “إجراءات واضحة جدًا” للحفاظ على سير كل شيء بسلاسة أثناء وجود أي شخص بعيدًا ومع الفهم المشترك “في النرويج ، نحترم إجازة بعضنا البعض ولا نريد حقًا الاتصال بالشخص ما لم تكن هناك حالة طارئة”.
قبل أسبوع من إجازتها ، ستقوم Vindenes بإعداد مواد التسليم للزملاء بشأن الأشياء الجارية “حتى يكونوا على اطلاع جيد ويمكنهم القفز بسهولة عند الحاجة”.
3. دع رئيسك يعرف أين الأشياء
أخيرًا ، مع اقترابها من الخروج من المكتب ، ستمنح Vindenes رئيسها تحديثًا عن حالة المشاريع.
وبهذه الطريقة ، يمكنه تقديم أي رؤى حول كيفية تحديد الأولويات المتبقية من وقتها قبل PTO ، أو يمكنه التدخل والمساعدة إذا لزم الأمر.
تتأكد Vindenes من وجود خطة واضحة وواقعية لإغلاق الأشياء قبل أن تكون بعيدة. “من الصعب أن تأخذ إجازة عندما يكون لديك مشاريع غير مكتملة ، لذا من أجل مصلحتنا ، أنتهي بقدر ما أستطيع حتى أتمكن من الدخول في إجازتي بضمير مرتاح.”
4. تعيين خارج المكتب وإيقاف تشغيل جميع الإخطارات
تقول Vindenes إن بضعة أسابيع من العمل التحضيري تؤتي ثمارها: “من المهم أن يكون كل من حولي – العملاء والزملاء والمديرون – على دراية جيدة. وهذا يقلل من فرصهم في الاتصال بي” ، كما تقول. “أحاول أيضًا الحصول على رد تلقائي واضح” خارج المكتب “، مما يسهل على عملائي معرفة من يمكنهم الاتصال به في غيابي.”
بعد ذلك ، ستقوم بإيقاف تشغيل الإشعارات على بريدها الإلكتروني والمراسلة والتطبيقات الأخرى المتعلقة بالعمل.
بالإضافة إلى المهام ، يقول Vindenes إنه من المفيد العمل في بيئة تشجع على أخذ إجازة.
تقول: “أنا أيضًا أدرك تمامًا أنني لست جراح مخ”. “أنا أقوم بالتسويق. لن يموت أحد.”
بعد الإجازة ، ستطلب Vindenes من زملائها مساعدتها في اللحاق بما فاتها ، وستضع قائمة مهام ذات أولوية على سبيل الاستعجال “لتشعر بمزيد من التنظيم وأقل إرهاقًا عند تصفح 500 رسالة بريد إلكتروني”.
