يعد تلقي بريد إلكتروني سلبي للعمل أمرًا مزعجًا، ويخلق معضلة صعبة.
هل تستجمع القوة لتجاهل لهجتهم والرد برسالة لطيفة؟ هل ينبغي عليك مطابقة طاقة المرسل مع استجابة عدوانية سلبية من جانبك؟ أفضل خطوة قد تكون عدم إرسال رد على الإطلاق، كما تقول المدربة التنفيذية وخبيرة الاتصالات سوزان روم.
البريد الإلكتروني، على الرغم من كفاءته، ليس دائمًا الطريقة الأكثر فعالية للتواصل – خاصة إذا كانت لديك “مشاعر سلبية تجاه المستلم”، كما يقول روم لـ CNBC Make It.
وعلى الرغم من أنه من الطبيعي أن ترغب في الرد بالمثل على أي سلبية ترسل إليك، تذكر: “لا يتعلق الأمر بالفوز في جدال، ولكن بالحفاظ على علاقة عمل إيجابية ومثمرة”.
فيما يلي أكثر رسائل البريد الإلكتروني السلبية العدوانية شيوعًا في مكان العمل، ونصائح Room حول كيفية التعامل معها.
أكثر 10 عبارات سلبية عدوانية في البريد الإلكتروني
خطوتك الأولى: تحديد مصدر هذا الشعور العدواني السلبي. هذه العلامات العشرة الشائعة للبريد الإلكتروني غالبًا ما تكون بمثابة بلاغ، وفقًا لتقرير العام الماضي من مزود الاتصالات TollFreeForwarding.com:
- “يرجى تقديم النصيحة”
- “أطيب التحيات”
- “تذكير ودي”
- “إنني أتطلع إلى الاستماع منك”
- “انتبه”
- “تأكد”
- “بناءا على محادثتنا”
- “مرجع مستقبلي”
- “ccing”
- “للمضي قدما”
العبارات الأخرى التي لم تصل إلى المراكز العشرة الأولى ولكن لا تزال تعتبر متعالية، وفقًا للتقرير: “أود متابعة بريدي الإلكتروني السابق” و”لكل بريدي الإلكتروني السابق”.
كيفية إجراء “محادثة مربحة للجانبين”
قد تثير هذه العبارات غضبك، ولكن قد يكون من الصعب فهم نبرة شخص ما عبر البريد الإلكتروني. يقترح روم المتابعة شخصيًا أو عبر مكالمة هاتفية.
وكتبت: “إذا شعرت بوجود صراع، توقف عن إرسال رسائل البريد الإلكتروني، وتحدث مع الناس بدلاً من ذلك. وقبل أن تفعل ذلك، بالإضافة إلى إعداد ما ستقوله، خطط لكيفية استخدام القوة العظمى التي تمثل صوتك لتقول ما تريد”. في منشور مدونة العام الماضي، بالإشارة إلى تقرير TollFreeForwarding.com. “ما هو المزيج من النغمة والنغمة والسرعة والسرعة والحجم الذي سيجعلكم تعملون معًا بشكل بناء بدلاً من تعزيز خطوط المعركة؟”
إذا كانت المحادثة مستحيلة إلى حد ما وكنت بحاجة إلى كتابة بريد إلكتروني للمتابعة، فكن هادئًا وواضحًا وموجزًا، كما يقول روم. اطلب التوضيح عند الحاجة، بدلاً من افتراض نية الشخص الآخر، وتحدث عن نفسك فقط. وتقول إن القيام بذلك سيساعدك على إجراء “محادثة مربحة للجانبين”.
يقول روم: “إن استخدام عبارات “أنا” عند التعبير عن مشاعرك يمكن أن يمنع الشخص الآخر من أن يصبح دفاعيًا”. “على سبيل المثال، “لقد لاحظت وجود سوء فهم في رسالتك الإلكترونية الأخيرة حول المهام المعينة لي. دعنا نوضح التوقعات لضمان سير العمل بسلاسة.” ولا يعالج هذا النهج المشكلة فحسب، بل يحدد أيضًا أسلوبًا احترافيًا ومحترمًا للاتصالات المستقبلية.”
أخيرًا: يمكن أن تكون هذه المواقف مرهقة للأعصاب، وإذا كان التعامل مع العدوان السلبي يبدو بعيدًا جدًا عن منطقة راحتك، يقول روم إنه لا بأس من ترك الأمر جانبًا.
وتقول: “اسأل نفسك ما إذا كنت بحاجة إلى الرد على الإطلاق”. “في بعض الأحيان، يكون تجاهل السلوك السيئ هو أفضل طريقة للتعامل معه.”
لا تفوت: هل تريد أن تكون أكثر ذكاءً وأكثر نجاحًا في أموالك وعملك وحياتك؟ اشترك في النشرة الإخبارية الجديدة لدينا!
يحصل دليل وارن بافيت المجاني للاستثمار على قناة CNBC، الذي يلخص أفضل نصيحة للملياردير للمستثمرين العاديين، ما يجب فعله وما لا يجب فعله، وثلاثة مبادئ استثمارية رئيسية في دليل واضح وبسيط.
