ثلاث رسائل. مقطع واحد. قد تبدو وكأنها رسالة غير ضارة بما فيه الكفاية، ولكن في مساحات العمل الرقمية مثل Slack أو Google Chat، هناك القليل من الكلمات أو العبارات التي تسبب القلق مثل كلمة “مرحبًا”.
و”مرحبًا” بلا متابعة أو بوقفة ثقيلة؟ يمكن أن يكون ذلك مثيرًا للقلق تمامًا عندما يأتي من المدير. (“يا ماذا؟ هل أنا على وشك أن يتم استدعائي إلى غرفة اجتماعات لتسريح العمال؟) إذا لم تكن قد تحدثت مع هذا الشخص من قبل، فإن كلمة “مرحبًا” فجأة يمكن أن تجعلك تخمن نفسك أيضًا. (“ماذا يريد هذا الشخص من قسم عشوائي؟ هل يتم جذبي إلى شيء ما؟”)
حتى لو كنت تقصد حسن النية – فربما تفكر في ما الخطأ في قول “مرحبًا!” لشخص ما قبل الوصول إلى هذه النقطة؟ – قالت باتي إهساي، نائبة الرئيس الأولى لإقراض عمليات الاندماج والاستحواذ في أحد البنوك الكبرى، إن ترك شخص ما “معلقاً” أمر غير حكيم بشكل عام. (تدير إحساي أيضًا حساب TikTok Duchess of Decorum، حيث تقوم بتدريس الثقافة المالية واللياقة في مكان العمل.)
قال إحسائي لـHuffPost: “يجب أن يكون لجميع الاتصالات في العمل عبر البريد الإلكتروني أو Slack جدول أعمال وهدف واضح، إما توفير معلومات أو سياق كافٍ للمستلم للرد”. “”مرحبًا” تترك المتلقي في حيرة من أمره بشأن غرض الاتصال ولا تبدأ في الرد.”
“مرحبًا” – مع عدم وجود نص أو سياق آخر مصاحب لها – يشير إلى أن المرسل ينتظر القليل من الدردشة قبل الوصول إلى وجهة نظره. وهذا ليس منطقيًا دائمًا بالنسبة إلى Slack، الذي يضم أكثر من 10 ملايين مستخدم يوميًا.
على الرغم من أن ذلك يعتمد على ثقافة عملك، إلا أن الأشخاص لا يعودون بالضرورة إلى رسائل Slack على الفور. هذا لأنه شكل من أشكال الاتصال غير المتزامن: يقول شخص ما مقالته، ويكون هناك عمومًا وقت متأخر قبل أن يرد المستلم. (عكس الاتصال غير المتزامن هو الاتصال المتزامن، حيث يُتوقع من الشخص الرد على الفور، كما يفعل على الهاتف أو شخصيًا أو في مكالمة فيديو Zoom.)
نظرًا لأن الكثير من الأشخاص يتنقلون في المكتب، أو في جداول زمنية مختلفة، أو يعملون عن بعد، فإن الاتصال غير المتزامن هو في كثير من الأحيان وسيلة الاتصال المفضلة في العمل.
لتجنب أي توقفات محرجة، من الأفضل أن تشرح ما تحتاجه على الفور، كما يقول نيك لايتون، خبير آداب السلوك ومضيف البودكاست الأسبوعي “هل تم تربيتك على يد الذئاب؟”
وقال: “إن التواصل البشري غالباً ما ينطوي على الكثير من الفروق الدقيقة، والتي يتم فقدان الكثير منها في تنسيق النص”. “عندما تكون الاتصالات مختصرة بشكل خاص مثل “مرحبًا”، فليس هناك دائمًا ما يكفي للمتابعة، ومن السهل التوصل إلى الكثير من التفسيرات المختلفة، ليست جميعها جيدة”.
وأضاف لايتون أن معظمنا يتوق إلى الإغلاق والوضوح في مكان العمل، كما أن كلمة “مرحبًا” المنفردة تبدو مفتوحة للغاية. لاحظ البعض عبر الإنترنت أن الشنق هو أكثر شيوعا بين جيل طفرة المواليدويعتقد لايتون عمومًا أن هذا صحيح.
وقال: “إن المواقف تجاه الشنق هي إلى حد ما أجيال، وما إذا كان هذا الأمر مثيرًا للجنون أو غير ضار أم لا، فقد يعتمد على عمرك”. “ولكن بشكل عام، إذا كنت أنت المرسل، فمن الأفضل أن تنشر كل شيء في الرسالة الأولى.”
العبارة أو الكلمة الأخرى الوحيدة التي قد تثير قدرًا كبيرًا من القلق مثل “مرحبًا” في Slack أو Microsoft Teams هي “OK” (أو شقيقتها الصغيرة من جيل الألفية/جيل Z، “kk”). كما كتبت مونيكا توريس، كبيرة مراسلي العمل في HuffPost، في عام 2019:
في ذهن الموظف القلق، يمكن أن تصبح كلمة “موافق” أو “حسنًا” دليلاً على العداء والحكم في التواصل عبر الرسائل النصية. عندما يجيب المدير على طلب الموعد النهائي بكلمة “موافق” فقط في رسالة بريد إلكتروني، يمكن أن تبدو الكلمة المكونة من حرفين قاسية فجأة. عندما يرد أحد زملائنا على سؤال طويل الفقرة بحرف واحد “k” على Slack، يمكن أن يرسلنا ذلك إلى حالة من الفوضى والقلق، والقلق من غضب المرسل منا.
إن عدم الارتياح بشأن “مرحبًا” و”حسنًا” يقودنا إلى مفهوم مهم هنا: عندما يتعلق الأمر بالدردشة عبر الإنترنت، فإن الأقل ليس دائمًا أكثر، وفقًا لماري كرين، صاحبة شركة استشارات الأعمال Mary Crane & Associates. وهذا صحيح بشكل خاص عندما يكون الكثير منا عمالًا عن بعد أو مختلطين وقد لا يعرفون بعضنا البعض جيدًا.
قال كرين لـHuffPost: “يمكن أن يكون Slack وGchat فعالين للغاية عندما يعرف المشاركون بعضهم البعض جيدًا ويستطيعون التواصل بسرعة”. “نادرًا ما يواجه زملاء العمل الذين أقاموا علاقات علاقات قلقًا شديدًا”.
وأضافت أنه عندما لا يكون لدى زملاء العمل هذه الألفة، “فهناك مجال للقلق والكثير من الفرص لسوء الفهم أو أن يُساء فهمهم، مما يزيد من التوتر ويتعارض مع إنتاجيتنا”.
10000 ساعة عبر Getty Images
كيفية تجنب تعليق الملابس والتعامل مع أي شماعات في مكان عملك
كيف تتجنب التعليق (بعيدًا عن مجرد التعرف على زملائك في العمل)؟
ما لم تكن تعرف خلاف ذلك، افترض أن الجميع مثقلون بالعمل ويحبون القليل من التواصل المباشر. قال كرين أن تجرب شيئًا مثل: “مرحبًا يا جيم. آمل أن تكونوا قد كبيرا فى نهاية الاسبوع. أنا أعمل في مشروع XYZ ولدي سؤالين. هل يمكننا التواصل؟”
“وهذا يمنح المستلم خيار الرد فورًا أو الرد: “أنا في اجتماع Zoom مع أحد العملاء”. قالت: “سوف أتواصل معك عندما أكون متفرغًا!”.
في حالة “حسنًا”، يقول الخبراء أنك قد ترغب في حشو رسالتك بعبارات مؤهلة مثل “حسنًا، رائع” أو “حسنًا، يبدو جيدًا” لجعل الرد أكثر ابتهاجًا بعض الشيء.
كان لدى كرين نصيحة للتعامل مع الحظيرة أيضًا.
“بدلاً من الشعور بالقلق، يمكن للمتلقي السيطرة على الأمور من خلال الرد: “سعيد لسماع رأيك!” أنا في منتصف المشروع. اسمحوا لي أن أعرف إذا كنت بحاجة إلى أي شيء، وببساطة اترك الأمر عند هذا الحد.
