“مهام مصاصي الدماء” تقتل إنتاجيتك في العمل، كما يقول خبير مكان العمل – كيف تركز وتنجز المزيد

إن أصغر المهام في قوائم المهام لدينا يمكن أن تكون في كثير من الأحيان الأكثر استنزافًا.

حتى مجرد النظر إلى جبل رسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة في صندوق الوارد الخاص بك أو الملفات التي تحتاج إلى ترتيب على سطح المكتب الخاص بك يمكن أن يثير مشاعر التوتر أو القلق.

تطلق سيسيلي موتلي، المؤسس المشارك لشركة Harriet، وهي مساعدة في مكان العمل مدعومة بالذكاء الاصطناعي، على هذه الأنشطة المتكررة والمملة اسم “مهام مصاصي الدماء” – وتحذر من أن التورط في العمل الإداري هو أول شيء يقتل إنتاجية الناس.

تشرح قائلة: “إن تلك المهام المملة والمستهلكة للوقت مثل جدولة الاجتماعات والرد على رسائل البريد الإلكتروني هي التي تستنزف طاقتك وتأخذ وقتًا بعيدًا عن العمل العميق التركيز أو المشاريع ذات القيمة الأعلى”. “هذا التدفق المستمر للمهام الإدارية يمكن أن يضر الإنتاجية أكثر من غيره.”

يقضي الشخص العادي ما لا يقل عن 21 ساعة أسبوعيًا في القيام بالأعمال الإدارية في وظائفه، وفقًا لتقرير عام 2021 الصادر عن شركة البرمجيات الناشئة Brightpearl. وقد استطلع باحثوها آراء 2000 شخص بالغ، ووجدوا أن ما يقرب من 40% من الأشخاص “مرهقون” بحجم المسؤوليات الإدارية التي يتعين عليهم التعامل معها في العمل.

يوصي موتلي بثلاث استراتيجيات لتبسيط “مهام مصاصي الدماء” وتعزيز الإنتاجية:

يقسم موتلي على تحديد الوقت، أو جدولة فترات زمنية في التقويم الخاص بك للتركيز على عناصر محددة في قائمة المهام الخاصة بك وحظر أي عوامل تشتيت خلال الحد الزمني الذي حددته لهذا النشاط.

يتضمن ذلك جدولة “جلسات الإدارة” لإنشاء فترات خالية من التشتيت للمشاريع المهمة – توصي موتلي بحفظها لفترة تكون فيها إنتاجيتك عادة أقل، سواء كان ذلك عند تسجيل الدخول لأول مرة أو في نهاية يوم عملك.

إن وضع إرشادات واضحة لكيفية قضاء وقتك وطاقتك هو الطريقة الأسهل والأكثر فعالية لتعزيز الإنتاجية، حسبما وجدت الأبحاث الحديثة التي أجرتها شركة Slack التابعة لشركة Salesforce وشركة الأبحاث Qualtrics.

لكن تحديد الوقت لا يكون فعالًا إلا إذا كنت صادقًا بشأن الوقت المطلوب لإكمال كل مهمة، كما يقول موتلي. يمكنك تحديد الوقت المناسب لإكمال المهام المختلفة لمعرفة مدة كل مهمة وإنشاء إطار عمل واثق لجدول تحديد الوقت الخاص بك من هناك.

إذا كان رئيسك متشككًا أو غير معتاد على تحديد الوقت، توصي موتلي بوضع علامات على المربعات في التقويم الخاص بك حتى يعرف متى قد تكون مشغولاً بمشروع ما أو بطيئًا في الرد على رسائل البريد الإلكتروني.

يقول موتلي إن الإشعارات يمكن أن تجعل بعض الواجبات الإدارية مثل الرد على رسائل البريد الإلكتروني ودعوات التقويم تبدو ملحة وتحتاج إلى اهتمام فوري حتى لو كانت مثل هذه المهام “نادرًا ما تكون كذلك”.

قد يؤدي الرد على كل إشعار فور وصوله إلى زيادة صعوبة إعادة التركيز على العمل الذي كنت منخرطًا فيه سابقًا. وبدلاً من ذلك، يقترح موتلي إيقاف تشغيل إشعاراتك في العمل والتحقق من الرسائل/التنبيهات الواردة مرة واحدة خلال فترة الإدارة الخاصة بك.

يمكنك إخبار مديرك وزملائك المباشرين بموعد تلك الفترات الإدارية، حتى يعرفوا متى يتوقعون الرد أو إبقاء خط اتصال واحد مفتوحًا (Slack، الهاتف) لأي محادثات حساسة للوقت.

قد يبدو الأمر غير بديهي، لكن قول “لا” للمهام غير الضرورية أو القيام بالمزيد من العمل لا يمنع الإرهاق فحسب، بل يمكن أن يساعدك أيضًا على بناء الثقة في مكان العمل.

يقول موتلي: “إنك تُظهر لرئيسك وزملائك في العمل أنك منظم بما يكفي لفهم عبء العمل الخاص بك وتحديد أولويات الالتزامات الحالية”.

بالطبع، ستكون هناك أوقات لا يمكنك فيها قول لا، حتى لو كنت ترغب في ذلك – مثل العمل متأخرًا للوفاء بموعد نهائي مهم أو مساعدة رئيسك في طلب عاجل – لكن موتلي يقول أنه يمكنك تقليل عدد مهام مصاصي الدماء على طبقك عن طريق ترك سلاسل رسائل البريد الإلكتروني غير ذات الصلة ورفض دعوات التقويم غير الضرورية.

وتقول: “لن يكون من الممكن أبدًا إدارة عبء العمل الإداري الخاص بك إذا قلت “نعم” لكل شيء”. “عليك فقط أن تكون مهذبًا، ولكن حازمًا بشأن متى وكيف تتعامل مع هذه الطلبات.”

يقترح موتلي أيضًا التحقق من أدوات الذكاء الاصطناعي بما في ذلك Harriet وOtter.ai وGrammarly لجدولة الاجتماعات ونسخ وتلخيص ملاحظات الاجتماع أو صياغة رسائل البريد الإلكتروني، من بين المهام المتكررة الأخرى، لتخفيف العبء الإداري.

وتقول: “لا أحد يذهب إلى دور يقول: حلمي هو القيام بعمل إداري طوال اليوم”. “لكنه جزء أساسي لا مفر منه من وظائفنا، لذا فإن اكتشاف كيفية أن نكون أكثر كفاءة في استخدامه يمكن أن يجعله أقل استهلاكًا للوقت أو إيلامًا مما يجب أن يكون.”

هل تريد الحصول على وظيفة أحلامك في عام 2024؟ يأخذ دورة CNBC الجديدة عبر الإنترنت حول كيفية الحصول على مقابلة العمل الخاصة بك للتعرف على ما يبحث عنه مديرو التوظيف حقًا، وتقنيات لغة الجسد، وما يجب قوله وما لا يجب قوله، وأفضل طريقة للحديث عن الأجر.