وفقًا لمايكروسوفت ، هو مصدر الإلهاء الأول في مكان العمل الذي يقضي على الإنتاجية

من المستحيل إحصاء عدد الاجتماعات التي نعقدها كل أسبوع – كما تقول النكتة الشائعة – والتي يمكن أن تكون عبر البريد الإلكتروني.

لكن بحثًا جديدًا من Microsoft يظهر كيف أصبحت تقويمات عملنا خارج نطاق السيطرة: منذ فبراير 2020 ، يحضر الأشخاص 3 مرات اجتماعات ومكالمات Microsoft Teams أسبوعيًا في العمل ، بزيادة هائلة قدرها 192٪. يقضي مستخدمو Teams الأثقل ما يقرب من 8 ساعات ، أو يوم عمل كامل ، كل أسبوع في الاجتماعات عبر الإنترنت وحدها.

أدى العمل عن بُعد أثناء الوباء ، الذي سلب فرص اللقاءات العفوية في المكتب ، إلى حدوث زحف – الآن ، بعد ثلاث سنوات ، تحاول الشركات تصحيح المسار ، وإيجاد طرق لجعل الاجتماعات الشخصية والافتراضية أكثر كفاءة وأقل متكرر.

الاجتماعات ، في جوهرها ، ليست هي المشكلة ، كما تقول كوليت ستالباومر ، المدير العام لـ Microsoft 365 و “مستقبل العمل” في Microsoft. يمكن أن تساعد فرضيتهم الأساسية ، وهي تبادل الأفكار الجديدة ، أو إطلاع الموظفين على الأحداث المهمة في الشركة ، أو إشراكهم في صنع القرار ، العمال على الشعور بالانخراط.

وأوضحت أنه عندما تكون الاجتماعات طويلة ، وتدار بشكل سيئ ، وليس لها هدف واضح ، فإنها تصبح مصدرًا للتوتر للموظفين ومديريهم.

في الواقع ، تعد الاجتماعات غير الفعالة هي العامل الأول الذي يشتت انتباه مكان العمل والذي يضر بالإنتاجية ، ويتبعها عن كثب عقد الكثير من الاجتماعات ، وفقًا لمسح أجرته شركة Microsoft على 31000 عامل في جميع أنحاء العالم ، والذي تم إجراؤه بين فبراير ومارس 2023.

يقول ستالباومر إن هجمة الاجتماعات ترهق العمال وتترك وقتًا غير كافٍ لـ “العمل العميق” في المهام التي تتطلب مستوى أعلى من التركيز دون أي إلهاء.

يقول ما يقرب من اثنين من كل ثلاثة أشخاص ، بغض النظر عما إذا كانوا يعملون عن بُعد أو شخصيًا أو وفقًا لجدول زمني مختلط ، إنهم يعانون من صعوبة الحصول على الوقت والطاقة للقيام بعملهم بسبب الاجتماعات والبريد الإلكتروني المتضخم ، وفقًا لتقارير Microsoft.

وتضيف: “هناك تكلفة فرصة تأتي مع ضغوط البقاء على الإنترنت دائمًا ، والتعامل مع تدفق الإخطارات والاجتماعات المتتالية”.

وردا على سؤال حول ما يجعل الاجتماعات جديرة بالاهتمام ، قال العمال إن دافعهم الرئيسي لحضور الاجتماعات هو تلقي المعلومات الهامة التي يمكن أن تساعدهم على أداء وظائفهم بشكل أفضل بالإضافة إلى التماس وتقديم الملاحظات للأشخاص الذين يعملون معهم.

ومع ذلك ، قال أكثر من نصف الأشخاص (58٪) أنه من الصعب تبادل الأفكار في اجتماع افتراضي أو اللحاق بالركب إذا انضموا إلى اجتماع متأخرًا (57٪) ، وأن عناصر العمل التالية للاجتماع غالبًا ما تكون غير واضحة (55٪).

يقول ستالباومر إن العمال يمكنهم فقط أن يفعلوا الكثير لمحاربة “إجهاد الاجتماع”.

وتشدد على أن “قادة الأعمال بحاجة إلى تحديد النغمة والتوقعات الواضحة” حول كيفية إجراء الاجتماعات ، مضيفة أنه يجب استخدام الاجتماعات “لتعزيز رفاهية الموظفين وإنتاجيتهم” – وليس استنزافهم.

لجعل الاجتماعات أكثر كفاءة ، يشجع Stallbaumer الشركات على الاستفادة من التسجيلات ومساعدي جدولة البريد الإلكتروني والمراسلة الفورية والنصوص المدعومة بالذكاء الاصطناعي بحيث يتمتع الموظفون بمزيد من المرونة في كيفية ووقت المشاركة في الاجتماعات.

أدخلت بعض الشركات سياسات اجتماعات جديدة في الأشهر الأخيرة لمساعدة الموظفين على استعادة الوقت. في يناير ، أعلنت Shopify أنها ألغت جميع الاجتماعات المتكررة مع ثلاثة أشخاص أو أكثر وحظر جميع الاجتماعات يوم الأربعاء.

ونتيجة لذلك ، انخفض متوسط ​​الوقت الذي يقضيه الموظفون في الاجتماعات بنسبة 33٪ في أول شهرين من عام 2023 وحده ، وتتوقع Shopify أن تكمل عدة فرق مشاريع أكثر بنسبة 25٪ هذا العام مقارنة بالعام الماضي ، وفقًا لتقارير CIO Dive.

بدأت بعض المنظمات في تخيل مستقبل بدون اجتماعات. في يوليو 2022 ، ذهبت TechSmith ، وهي شركة تطوير برمجيات مقرها في إيست لانسينغ بولاية ميشيغان ، لشهر كامل بدون اجتماعات ، وبدلاً من ذلك اعتمدت على طرق الاتصال غير المتزامنة مثل Slack و Trello والبريد الإلكتروني للعمل عبر الفرق.

من خلال التقويمات الخالية من الاجتماعات ، أبلغ الموظفون ، الذين كانوا يعملون جميعًا من المنزل في ذلك الوقت ، عن زيادة بنسبة 15٪ في الشعور بالإنتاجية ، إلى جانب 85٪ قالوا إنهم يفكرون في استبدال الاجتماعات المستقبلية باتصال غير متزامن.

أدت التجربة التي استمرت لمدة شهر إلى تغييرات دائمة ، كما قال الرئيس التنفيذي لشركة TechSmith ويندي هاميلتون لشركة FastCompany في فبراير. يتخلى المزيد من الفرق عن الاجتماعات المتكررة لصالح التحديثات غير المتزامنة ، مثل تعميم عروض Powerpoint التقديمية المسجلة مسبقًا.

للحفاظ على روح التعاون الشخصي ، يتم حجز الدقائق الخمس الأولى من الاجتماعات المتزامنة للمحادثات الصغيرة الاختيارية واللحاق بالركب. يمكن للموظفين غير المهتمين بهذه القطعة الانضمام إلى اجتماع بعد خمس دقائق من وقت بدئه الرسمي.

وقال هاميلتون “عندما يكون لديك لقاء سخام ، لا أحد يعتقد أن الاجتماعات مهمة”. “الآن يأخذها الناس على محمل الجد أكثر بكثير. هناك نوع أقل بكثير من الاستياء من حولهم أو التساؤل عن قيمتها ، وذلك ببساطة من خلال محاولة الحصول على عدد أقل من الأشخاص الأفضل.”

لا تفوت: هل تريد أن تكون أكثر ذكاءً ونجاحًا في استخدام أموالك وعملك وحياتك؟ اشترك في النشرة الإخبارية الجديدة لدينا!

احصل على تقرير CNBC المجاني ، 11 طريقة لمعرفة ما إذا كنا في حالة ركودو حيث تستعرض كيلي إيفانز أهم المؤشرات التي تدل على أن الركود قد بدأ أو بدأ بالفعل.

الدفع:

يقول الاقتصاديون إن بعض الوظائف عن بُعد ستظل ساخنة خلال 5 سنوات ، والبعض الآخر “قد لا يكون موجودًا” – كيفية معرفة الفرق

Reddit و Airbnb و 8 شركات أخرى تتيح لك العمل من المنزل بشكل دائم وتقوم بالتوظيف الآن

4 دول تتبنى – أو تجرب – أسبوع العمل المكون من 4 أيام