إذا كنت تعمل بشكل أفضل في وجود روتين في بيئة يمكن التنبؤ بها بجوار الأشخاص الذين تعرفهم ، فقد تجد قريبًا الذهاب إلى المكتب أمرًا مزعجًا.
ذلك لأن العديد من أصحاب العمل بدأوا في استخدام ما يسمى “المكتب الساخن” – المعروف أيضًا باسم “الفنادق” أو “المقاعد الديناميكية” أو “المقاعد الرشيقة”. الترجمة: يتعين على الموظفين حجز مكتب أو غرفة فريق في كل مرة يأتون فيها للعمل في الموقع.
إذا تم إعداد النظام بشكل سيئ ، فقد يترك الموظفون يشعرون بأنهم غير مقيدين ، كما لو كانوا يحاولون الحصول على مقعد في غرفة انتظار مزدحمة ، ربما بجوار شخص غريب لديه عادات مزعجة. وسوف يقضون الوقت الحقيقي لا إنجاز العمل ولكن بدلاً من ذلك يتجول بشكل غير فعال للبحث عن زملاء كانوا على مرمى البصر.
لكن لا يجب أن يكون الأمر كذلك.
المكاتب الساخنة ليست جديدة. في فترة ما قبل الجائحة ، استخدمها الكثير من شركات الاستشارات الإدارية للموظفين الذين يقضون معظم وقتهم في مواقع العملاء ولكن فقط بضعة أيام يعملون في المكتب المنزلي خلال أي شهر معين.
لكن في مرحلة ما بعد الجائحة ، تترسخ الاستراتيجية في مجموعة واسعة من الصناعات حيث يحاول أصحاب العمل التكيف مع نموذج العمل الهجين وتقليل بصمتهم العقارية.
“هذا يحدث في جميع المجالات. قال كارلوس مارتينيز ، العضو المنتدب المشارك والمدير في Gensler ، وهي شركة عالمية لتصميم المكاتب والتخطيط ، “كل شخص يقوم بنسخة من (المكاتب الساخنة)”.
الهدف الأساسي للعديد من أصحاب العمل هو تقليل التكاليف (على الرغم من أن ذلك يمثل بالتأكيد أولوية بالنسبة للبعض) بدلاً من إعادة توظيف المكتب ليعكس بشكل أفضل كيفية عمل الأشخاص الآن.
قال سانجاي ريشي ، الرئيس التنفيذي لديناميكيات العمل في الأمريكتين في JLL ، شركة خدمات عقارية تجارية عالمية.
قال ريشي إنه في مقابل الحصول على مقاعد غير مخصصة إلى حد كبير في العمل ، تتاح للموظفين فرصة العمل عن بُعد في كثير من الأحيان. “المرونة مهمة جدًا للناس. فهموا. يقولون: أنا لست في المكتب 5 أيام في الأسبوع. هذه هي المقايضة. ”
ومع ذلك ، فإن القبول فكريا بأن مثل هذه المقايضة تستحق العناء لا يعني أن الموظفين سيتبنون المكاتب الساخنة إذا أصبح من الصعب إنجاز وظائفهم.
بينما يتعين على كل صاحب عمل تقييم ما هو الأفضل لثقافته الخاصة ، يجب أن يكون هناك اتصال واضح مع الموظفين حول سبب تحول الشركة إلى نظام فندقي في المقام الأول.
والفكر الحقيقي يحتاج إلى الخوض في التخطيط المادي.
من الناحية المثالية ، قال ريشي ، يجب تعيين فرق فردية في منطقتهم داخل مكتب مفتوح. وضمن هذه المنطقة ، يجب أن يكون هناك مزيج مما يسميه “مساحات أنا” و “مساحاتنا” للسماح لكل من العمل الفردي والعمل التعاوني بين أعضاء الفريق.
هذا لا يسمح فقط لزملائه للتفاعل بسهولة ، ولكن أيضًا لإعلام الآخرين في الشركة بمكان العثور عليهم.
إذا لم يكن ذلك ممكنًا ، فيجب على برنامج الحجز على الأقل أن يسهل على الأشخاص معرفة من قام بحجز محطات العمل المتاحة في أي يوم معين. قال ريشي: “بمجرد مجيئك إلى المكتب ، من المهم أن تعرف من يجلس وأين”.
يمكن أن يكون ذلك مفيدًا أيضًا للعمال الأصغر سنًا الذين قد يرغبون في الجلوس بالقرب من مسؤول تنفيذي أو شخص آخر يرغبون في مراقبته والتعلم منه.
كانت جيسيكا كريجل ، كبيرة علماء ثقافة مكان العمل في شركة Culture Partners الإستراتيجية ، تعمل مع قسم في شركة كبيرة تعمل من مكتب يضم حوالي 60 شخصًا.
بينما لم تكن تتشاور معهم حول المكاتب الساخنة في حد ذاتها ، فقد شهدت فشلها أثناء عملها هناك. قال كريجل: “لقد كان الأمر مكروهًا للغاية”.
وأوضحت السبب: أصبح الموظفون الدائمون إقليميين بشأن المكاتب التي اختاروها وكان الموظفون الآخرون يعرفون عدم العبث بالتسلسل الهرمي الاجتماعي.
قال كريجل: “يمكن لبعض الموظفين أن يخالفوا القواعد”. وخلق الاستياء.
يوضح هذا النوع من الأمثلة القصصية نقطة يطرحها مارتينيز لعملائه: لا تريد أبدًا إبعاد أي مجموعة من الموظفين عند تغيير هيكل مكان العمل.
“فكرة الاختيار والتنوع مهمة للغاية. يجب أن يشعر الجميع أن لديهم ما يريدون عندما يأتون إلى المكتب “.
لهذا السبب أيضًا قد يرغب أصحاب العمل الذين يشرعون في التحول إلى المكاتب الساخنة في تخصيص الخيارات لتناسب احتياجات الموظفين المختلفة بشكل أفضل. على سبيل المثال ، قد يرغب البعض أو يحتاجون إلى مكتب دائم لأنهم في الموقع أكثر بكثير من غيرهم. أو ، قد يستفيد البعض من مشاركة مكتب مع زميل واحد فقط سيكون موجودًا في أيام مختلفة.
لطالما كانت الضوضاء في المكاتب ذات المخطط المفتوح هي الشكوى الأولى عندما لا يهتم المصممون بإنشاء بعض الخصوصية الصوتية من خلال استخدام مواد تمتص الصوت وتحديد مساحات التعاون بعيدًا عن المكاتب الفردية.
في الواقع ، قال مارتينيز إن بعض العثرات المبكرة في إنشاء مكاتب ذات مخطط مفتوح كانت وضع مساحات تعاونية بجوار محطات العمل الفردية مباشرةً ، ووضع وسائد فوق خزائن حفظ الملفات للأفراد ودعوة الأشخاص للجلوس والدردشة (بصوت عالٍ) بعد ذلك. للزملاء في المكاتب القريبة.
يعد إنشاء الخصوصية الصوتية أمرًا بالغ الأهمية بشكل خاص في مواقف المكاتب الساخنة حيث قد يجلس الأشخاص بجوار زملاء جدد لديهم عادات عمل مختلفة ومستويات متفاوتة من المجاملة فيما يتعلق بالتحكم في مستوى الصوت على الهاتف أو إجراء محادثات أو اجتماعات في مكان قريب.
بالإضافة إلى ذلك ، قد يكون الأشخاص المشاركون في الاجتماعات التي تُعقد في الأماكن المفتوحة أقل استعدادًا للمساهمة إذا كانوا قلقين من أن يسمعهم الآخرون ، كما أشار كريجل.
يجب أن يُنظر إلى التحول إلى المكاتب الساخنة على أنه عمل قيد التقدم من قبل الجميع.
قال ريشي من JLL: “لا تتوقف عن التجريب”. “تحقق مع الفرق لمعرفة ما ينجح أم لا.”
في استطلاع مكان العمل العالمي لعام 2023 ، اقترح باحثو جينسلر على أصحاب العمل تصميم المكتب بطرق تجعله وجهة مفضلة للموظفين الذين يؤدون عملاً يمكن إنجازه عن بُعد. كتبوا أن أفضل أماكن العمل “ستوفر … مساحات متنوعة وقابلة للتكيف حيث يمكن للموظفين الإشراف الذاتي على تجاربهم الفردية في مكان العمل.”
