تعمل غرفة عمليات بعثة حج القرعة على مدار الساعة لضمان راحة وسلامة الحجاج المصريين، من لحظة وصولهم إلى الأراضي المقدسة وحتى مغادرتهم، عبر منظومة متكاملة يديرها عدد من الضباط المتخصصين، كل في مجاله، وفق خطة دقيقة تضمن أعلى مستوى من التنظيم والخدمة.
وتشمل غرفة العمليات عدة أقسام منها ضابط العمليات وهو المسئول عن متابعة خطة تفويج الحجاج بالتنسيق مع ضباط المطار، ومتابعة خط سير أفواج الحجاج لحظة بلحظة من المغادرة حتى الوصول.
ويتابع ضابط النقل أتوبيسات نقل الحجاج بالتنسيق مع الضباط المسئولين عن تفويج الحجاج من المطارات، وترتيب السيارات فى حالات الحجاج التائهين، ويقوم بإرسال سيارات وضباط لإعادتهم إلى فنادقهم.
فيما تشمل مسئولية ضابط الحقائب متابعة حركة حقائب الحجاج من لحظة وصولهم بالمتابعة مع الضباط المسئولين عن الحقائب بالمطارات، والمتابعة فى حالة فقد أى حقيبة وضمان وصولها لصاحبها سواء فُقدت في مصر أو السعودية.
ويتولى ضابط الوجبات متابعة توزيع الوجبات الجافة على الحجاج منذ لحظة وصولهم لفنادق الإقامة والمياه وعبوات مياه زمزم في كل من مكة والمدينة وعرفات ومنى.
ويتابع ضابط الحاسب الآلي بشكل لحظي قاعدة بيانات الحجاج والتنسيق الإلكتروني الكامل للتمكن من الوصول إلى البيانات الكاملة لأى حاج إذا اقتضى الأمر.
ويتعامل ضابط المستشفيات مع الحالات المرضية، بالتنسيق مع الخدمات الطبية والجانب السعودي، ويتابع نقلها من فنادق الإقامة للمستشفى رفقة طبيب وتوقيع الكشف الطبى عليها حتى عودتها مرة أخرى عقب تلقى العلاج، وإذا استدعت الحالة حجزها، يتم متابعتها حتى خروجها وفي حال وجود حالات محجوزة يوم عرفات، يتم التنسيق مع الجانب السعودي لتصعيدهم إلى عرفات بسيارات إسعاف.
ويتلقى ضابط الاستعلامات جميع استفسارات الحجاج والتواصل معهم عند الحاجة وكذا مع أسر الحجاج في مصر، ويقوم بتمكين الحجاج من التواصل مع ذويهم، حيث تم تخصيص خطوط لاستقبال مكالمات الحجاج فى المملكة العربية السعودية أو من مصر.
كما يتولى ضابط الفندق عملية استقبال الحجاج في الفنادق وتسليم الغرف لهم وفق منظومة حديثة ترتبط بالبار كود الخاص بكل حاج، ومنذ الوصول يكون كل حاج وحقائبه مربوطين بنفس الباركود داخل نظام إلكتروني متكامل، حيث يتم تسليم مفاتيح الغرف للحجاج فور وصولهم إلى الحافلات، بعد مسح الباركود.
ولأول مرة هذا العام، تم توزيع كيس الجمرات على الحجاج مسبقًا، لتوفير الوقت والجهد، وتقليص فترة التوقف في مزدلفة على أداء صلاتي المغرب والعشاء فقط.
وتمثل غرفة عمليات بعثة حج القرعة نموذجًا في الإدارة الدقيقة والتنسيق الكامل بما يضمن راحة وسلامة الحجاج في كل مراحل الرحلة.
