عندما عملت باعتبارنا مؤلفًا للنصوص في إحدى شركات التكنولوجيا المتخصصة في ألعاب الكلاب، استخدمنا Airtable وBasecamp لتنظيم سير العمل لدينا. في وظيفتي التالية، جعلنا المسوقون نتعلم لغة Asana (“مثل Airtable ولكن أفضل بكثير”)، لكن فريق المنتج واصل عمله وسرعاته من خلال Jira. لقد تم تسريحي من العمل قبل أن أتعلم جيرا، وفي حفلتي التالية أقسموا على Airtable، والتي، اوه، كنت أعرف مسبقا. لكن الكفاءات ما زالت مفقودة، على ما يبدو، وتتحمل شركة Airtable اللوم. عندما كنت أترك تلك الوظيفة، سمعت شخصًا يذكر أن برنامجًا جديدًا، Trello، سيحل محل Airtable و”سيغير كل شيء” بالنسبة لنا. عدت كمقاول بعد بضع سنوات، ولم يتغير كل شيء. لقد انتقلت الشركة من Trello وأصبحت الآن تحت سيطرة ما يسمى Monday.com. ووعدت أيضاً بتغييرات كبيرة.
إذا كنت تعمل “كمساهم فردي” – مهندسًا، وكاتب إعلانات، ومصممًا، ومحلل بيانات، ومسوقًا – في القوى العاملة الحديثة ذات الياقات البيضاء، فمن المحتمل أنك واجهت إحدى شركات برامج إدارة المشاريع (برنامج PM). سيتضمن تأهيلك دعوة للتعاون من أمثال Smartsheet وNotion وUdemy وClickUp وProjectworks وWrike وHeight. تبدو القائمة لا نهاية لها، ومع ذلك فهي لا تزال في ازدياد بطريقة أو بأخرى. يتنافس حاليًا أكثر من مائة تطبيق ومخطط خاصين على أعمال الشركات، وكلها تعد بزيادة الإنتاجية وسير العمل السلس وخفة الحركة التي لا مثيل لها. وإذا كنت، مثلي، تتنقل بين وظيفتين وفرق المشروع على مدار بضع سنوات، فيجب عليك أن تتصالح مع حقيقة أن سوء الفهم والارتباك أمر طبيعي في أي قوة عمل كبيرة. ولكن في عصر العمل الرقمي المتزايد، وعصر العمل النائي بشكل متزايد، ربما لا يزال بإمكانك أن تتخيل أن “التطبيق القاتل” سيفوز حقًا. ومع ذلك، فإن أياً من خدمات برمجيات PM هذه لا تنجح في العمل. يكمن مفتاح أوجه القصور هذه في تاريخ كفاءة مكان العمل نفسه، بدءًا من مستشاري الأعمال الأصليين.
حل للكفاءة
قبل الثورة الصناعية الثانية، لم يكن هناك عمليا شيء اسمه الإنتاجية. (لم تكن الكلمة نفسها موجودة قبل عام 1900). ومع ازدياد تعقيد المصانع وانتشار العمال المأجورين، أصبح هدف رأس المال ضمان كفاءة عمله. إذا كان ربط إزعاجك في مكان العمل بعدد كبير جدًا من إشعارات Trello بمحنة مخارط البناء الميكانيكية في القرن العشرين يسبب لك الدوار، فأنت لست وحدك. لكن فكرة التأكد من أنك تعمل بكفاءة هي فكرة قديمة قدم فكرة التوظيف.
وهكذا بدأ القرن العشرين ظهور ما نعرفه بإدارة المشاريع. وفقا لفريدريك تايلور مبادئ الإدارة العلمية، إن هدف إدارة العمال “يجب أن يكون تأمين أقصى قدر من الرخاء لصاحب العمل، إلى جانب أقصى قدر من الرخاء لكل موظف”. في نفس الوقت الذي ارتقى فيه تايلور، وهو مهندس ميكانيكي، من أرض المصنع ليصبح واحدًا من أوائل المروجين (أو المستشارين) في مكان العمل في أمريكا، قام مهندس آخر، هنري جانت، بنشر وتدوين أساسيات مخطط جانت، وهو مخطط شريطي بسيط يحول الجدول الزمني للمشروع إلى مجموعة من الخطوط على المحورين السيني والصادي، مع انتقال الوقت من اليسار إلى اليمين. تُنشئ مخططات جانت، والتي تسمى أيضًا طريقة “الشلال”، استعارة مرئية للمهام وتبعياتها وحالات الطوارئ الخاصة بها حتى تتمكن من رؤية كل مهمة على حدة من حيث الوقت الذي يجب أن تبدأ فيه والوقت الذي يجب أن تكتمل فيه، بالنسبة إلى المشروع العام والمهام يأتي قبل ذلك.
هل أنت مصمم جرافيك وتنتظر وصول الصور والنسخ قبل أن تتمكن من تصميم إعلان بانر؟ في العديد من تطبيقات برامج إدارة المشاريع الحديثة لدينا، يمكنك رؤية تلك المتطلبات الأساسية، كما هو الحال في مخططات جانت الحديثة التي تقدمها Monday.com، وWrike، وMicrosoft Project، وClick Up. لدى Asana أيضًا قوالب جانت.
كان تايلور وجانت يتوصلان إلى كيفية إدارة عمل ميكانيكي المصنع، الذي تتضمن وظيفته، مثل وظيفة لوسي في مصنع الشوكولاتة، مهمة واحدة متكررة. لكن نمو العاملين في مجال المعلومات يعني المزيد من العموميين، والاستشاريين، والمحللين، والمديرين – والمزيد من التسلسل الهرمي. في مشروع البناء، على سبيل المثال، طالما تم تركيب حديد التسليح، يمكن لفريق الخرسانة صب الأساس. وبالمثل، لا يتعين على عامل المصنع رؤية مخطط جانت لتصنيع الجزء الخاص به من الأداة، بل يحتاج فقط إلى معرفة ما يجب فعله. ليس عليهم المشاركة في إنشاء المخطط. ليس عليهم التفاعل مع المخطط. في مشروع سد هوفر الهائل (تم تنظيم بنائه عبر مخطط جانت)، لم يكن على العمال الذين يقومون بصب الخرسانة إدارة هذه المهمة بأنفسهم أثناء التحقق أيضًا من مخططات جانت الخاصة بهم. في الوقت الذي سبق العمل المعلوماتي، لم يكن العاملون في المهام (المساهمون الأفراد) مضطرين إلى الحكم الذاتي؛ كانوا المحكومين.
من ناحية أخرى، يمكن إدارة العمل المعلوماتي بسهولة أكبر باستخدام الأساليب التي طورها جانت. في القوى العاملة في مجال المعلومات، هناك عدد لا حصر له من ناقلات ردود الفعل، والمناقشة، وموافقة أصحاب المصلحة، والمراجعة، ناهيك عن نقاط الاتصال التي لا نهاية لها. (إذا كنت تشعر أن مكان عملك مكتظ بالمديرين، فأنت لست وحدك). إن البرمجيات التي تحاكي الطريقة القديمة لإعداد قطع الدومينو للمشروع هي مصدر الإحباط في مكان العمل لدينا وبداية حلول القيام بكل شيء والتي تنتهي حتى ببساطة بذل المزيد من العمل.
مسارات حاسمة لخرائط الطريق إلى خيارات لا نهاية لها
هل تعلم أن مشروع مانهاتن هو أيضًا جزء من التاريخ المجيد لإدارة المشاريع؟ فالمشاكل المتزايدة التعقيد تحتاج إلى حلول أنيقة على نحو متزايد، ولا يمكنك الانتقال من فكرة إلى قنبلة ذرية في غضون سنوات قليلة دون مسارات عمل متوازية منظمة بكفاءة. أدت الملاحظات التي وضعها بعض المهندسين في مشروع مانهاتن إلى إنشاء طريقة المسار الحرج، في أواخر الخمسينيات من القرن الماضي، وهو نموذج خوارزمي ينشئ خريطة مصغرة (تشبه إلى حد ما شجرة القرار) لجميع أجزاء عملية التطوير أو مشروع. يتم إعطاء كل عقدة ومسار قيمًا زمنية، ويقوم الكمبيوتر بالبحث عن أسرع (أو أرخص) طريقة للوصول إلى النهاية مع إنجاز جميع المهام الضرورية. من خلال الجمع بين المسار الحرج وطريقة PERT التابعة للبحرية الأمريكية، تم تطوير نظام مماثل في وقت واحد، وانتقلت إدارة المشاريع إلى عصر الكمبيوتر. في نفس الوقت تقريبا، كانبان (اليابانية لـ لوحه اعلانات) تم تطوير نظام في تويوتا لانتزاع المزيد من الكفاءة من التصنيع الخالي من الهدر. نظام يدوي للبطاقات واللافتات، اكتسب كانبان أيضًا شعبية.
وبحلول الوقت الذي يصبح فيه تطوير البرمجيات مجالاً أكثر شرعية لإدارته (في الثمانينيات)، أصبح لدينا أيضاً “قانون” فريد بروكس، الذي ينص على أن إضافة القوى العاملة إلى مشاريع البرمجة المتأخرة لن يؤدي إلا إلى المزيد من إبطائها. الحقيقة وراء هذه الفكرة – وهي أن المهام المعقدة “على متن الطائرة” تستغرق وقتًا أطول من توفير الوقت – هي أحد العوامل العديدة التي تدفع مطوري البرامج إلى العمل وتطوير سكروم، وهي طريقة أكثر مرونة للتواصل أثناء مشاريع العمل المفتوحة ، مثل البرمجة. ربما تكون Scrums أكثر ثورية من المسار الحرج أو كانبان أو أي من سوابقها لأنها تقدم تنسيقًا يناسب وظائف الفرق الصغيرة ذات الأهداف قصيرة المدى. يساعد Scrums المبرمجين على إنجاز العمل بسرعة ومن ثم القيام بنفس الشيء في المشروع التالي.
يمكنك إلقاء نظرة على مخطط المسار الحرج والتفكير: مهلا، هذا يبدو كثيرًا مثل خريطة طريق المنتج (مجموعة مفيدة إلى حد ما من الجزء الانحداري من مخطط جانت وتخطيط المسار التابع للمسار الحرج). أو ربما تفكر في لوحة كانبان وتفكر: حسنًا، يمكنني التعود على ذلك. لكن لاحظ أن شركة Asana تعلن عن طلاقتها في استخدام لغة كانبان، والمسار الحرج، وScrums، بالإضافة إلى مصطلح أحدث: Agile. يمثل برنامج PM نفسه مثل فريدريك تايلور في أواخر القرن التاسع عشر، حيث كان يتنقل من مكان إلى آخر ويؤكد لأصحاب المصانع أن نظامه يمكن تطبيقه بالتساوي على النجارة والغسيل الصناعي. الفرق هو أن تايلور كان لديه حل نظام واحد يناسب الجميع؛ يبيع برنامج PM لنفسه مقبسًا لجميع الأنظمة ويتقنه جميعًا أيضًا.
